Политика конфиденциальности

Цель политики конфиденциальности предприятий группы Civinity в Латвии – предоставить Вам (субъекту данных) информацию о юридических и фактических обстоятельствах обработки Ваших персональных данных, а именно информацию о цели, объеме и защите обработки персональных данных, а также другую информацию об обработке Ваших персональных данных в соответствии с требованиями Общего регламента по защите данных (далее в тексте – Регламент) и других нормативных актов, регулирующих защиту данных. Просим Вас внимательно прочитать эту политику, и, если у Вас возникнут дополнительные вопросы, связаться с нами, используя контактную информацию, указанную в настоящей политике.

Мы уважаем Вашу конфиденциальность, поэтому обеспечение безопасности Ваших персональных данных является нашим приоритетом. Мы используем соответствующие организационные и технические средства для обеспечения постоянной безопасности Ваших персональных данных.

Мы соблюдаем требования нормативных актов о защите персональных данных и каждый раз, осуществляя процесс обработки данных, стараемся собирать только ту информацию, которая необходима для достижения целей, изложенных в настоящей политике.

Политика распространяется на:

  1. физических лиц – получателей услуг предприятий группы Civinity в Латвии (включая потенциальных, бывших и нынешних);
  2. сотрудников предприятий группы Civinity в Латвии (включая потенциальных, бывших и нынешних);
  3. сотрудников различных поставщиков услуг, которые предоставляют услуги предприятиям группы Civinity в Латвии;
  4. отправителей и получателей корреспонденции в рамках переписки с предприятиями группы Civinity в Латвии;
  5. посетителей домашней страницы, управляемой предприятиями группы Civinity в Латвии.

1. Администратор и его контактная информация

Контролером обработки персональных данных являются компании группы Civinity в Латвии:

AS «Civinity Mājas», юридический адрес: улица Делю 5, Рига, LV-1004
SIA «Civinity Mājas Jūrmala», юридический адрес: проспект Дубулту 3, Юрмала,
ЛВ-2015
SIA «Civinity Solutions», юридический адрес: улица Делю 5, Рига, LV-1004
SIA «Civinity engineering LV», юридический адрес: улица Делю 5, Рига, LV-1004
(далее — Компания), тел. +371 8000 1599, электронная почта: [email protected]

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Цели обработки персональных данных:

2.1.1. для предоставления и администрирования услуг (подробнее см. на сайте https://civinity.lv/ в разделе «Услуги»):

  • для идентификации клиентов;
  • для подготовки, заключения и исполнения договора с клиентами;
  • для соблюдения требований бухгалтерского учета;
  • для управления недвижимым имуществом;
  • для администрирования расчетов;
  • для предоставление инженерных решений;
  • для взыскания долгов с дебиторов;
  • для рассмотрения возражений клиентов и контроля качества;
  • для укрепления лояльности, измерения степени удовлетворенности клиентов;

2.1.2. для предоставления информации органам государственного управления и субъектам оперативной деятельности в случаях и в объеме, предусмотренных внешними нормативными актами;

2.1.3. для управления персоналом, включая: подбор персонала; заключение и исполнение трудового договора; учет рабочего времени; расчет и выплата заработной платы; выполнение требований бухгалтерского учета (оформление соответствующих обосновывающих документов, оформление командировки); предоставление социальных льгот сотрудникам (медицинское страхование); учет и контроль выполнения рабочих обязанностей;

2.1.4. для выполнения требований нормативных актов при оказании услуг, упомянутых в пункте 2.1.1 политики;

2.1.5. для реализации законных интересов Общества и его клиентов: для улучшения качества оказываемых услуг, разработки новых услуг;

2.1.6. для выполнения функций делопроизводства (получения, регистрации заявлений/электронных писем/запросов, отправки ответов и т. д.);

2.1.7. для обработки полученных заявлений/электронных писем/запросов и подготовки ответов.

2.1.8. для содержания домашних страниц и улучшения их работы;

2.1.9. для контроля качества.

2.2. Упомянутые в пункте 2.1 политики конфиденциальности цели обработки данных являются индикативными; персональные данные могут обрабатываться и в таких прямо не указанных целях, которые тесно связаны с вышеупомянутыми и необходимы для выполнения требований нормативных актов.

 

3. Юридическое основание обработки личных данных

3.1. Общество обрабатывает Ваши персональные данные на следующих юридических основаниях:

3.1.1. согласие субъекта данных (подпункт «а» пункта 1 статьи 6 Регламента);

3.1.2. обработка необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект данных (сотрудник, клиент), или для осуществления мероприятий по требованию субъекта данных до заключения договора (подпункт «b» пункта 1 статьи 6 Регламента);

3.1.3. в случаях, когда обработка необходима для реализации или защиты законных интересов Общества в суде (подпункт «f» пункта 1 статьи 6 и подпункт «f» пункта 2 статьи 9 Регламента);

3.1.4. оценка трудоспособности сотрудника (подпункт «h» пункта 2 статьи 9 Регламента);

в случаях, когда обработка необходима для защиты законных интересов Общества (для организации эффективного предоставления услуг, для получения оплаты за предоставленные услуги) (подпункт «f» пункта 1 статьи 6 Регламента);

3.1.5. обработка необходима для выполнения юридического обязательства, распространяющегося на Общество (подпункт «c» пункта 1 статьи 6 Регламента).

 

4. Объем обрабатываемых персональных данных

4.1. Когда субъект данных получает услуги, в соответствии с требованиями нормативных актов Общество обязано обрабатывать идентифицирующую субъекта данных информацию и информацию, относящуюся к виду, объему, количеству используемой услуги и т. д.

4.2. Категории персональных данных, обрабатываемых Обществом, зависят от целей и вида обработки данных:

Цель обработки персональных данных Персональные данные
управление недвижимым имуществом (для обеспечения обязательной и иной управленческой деятельности, установленной в нормативных актах (подпункт «c» статьи 6 Регламента), а также для проверки опросных анкет и протоколов, представленных собственниками квартир жилого дома, и исполнения совместных решений, для идентификации клиента, общения с клиентом или его уполномоченным лицом, для подготовки, заключения и подтверждения факта заключения договора управления и аренды жилого/нежилого помещения, для ведения делопроизводства и домового дела, для выставления счетов, администрирования расчетов, предоставления информации органам государственного управления в случаях, предусмотренных нормативными актами (подпункт «b» пункта 1 статьи 6 Регламента). имя, фамилия, персональный код (иной идентификационный номер лица), имя, фамилия, персональный код (иной идентификационный номер) уполномоченного лица, банковский счет, данные о недвижимом имуществе, принадлежащем физическому лицу (адрес, кадастровый номер, площадь, дата и правовое основание приобретения права собственности/пользования, дата прекращения права собственности/пользования), декларированный и фактический адрес места жительства, информация о банковском счете и контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты), номер договора, дата регистрации договора, время осуществления управленческой деятельности, количество лиц, задекларированных по адресу недвижимого имущества, расход воды, электричества, тепла, газа и т. д., информация о расчетах (номер счета, дата, сумма, способ получения счета, дата платежа, сумма долга, информация о взыскании долга).
подбор персонала Вся информация, содержащаяся в представленном кандидатом CV, а также информация, полученная от лиц, предоставивших отзывы о кандидате, на основании его согласия. Если кандидат был приглашен на собеседование, то предоставленная во время собеседования информация, заполненные тесты и другие проверочные работы.
управление персоналом Имя, фамилия сотрудника, его персональный код, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, должность, заработная плата, отработанное время, номер банковского счета, периоды отпуска по болезни, количество детей и годы их рождения, опыт работы, информация об образовании и квалификации, о знании языков и другая связанная с управлением персоналом информация, содержащая персональные данные, а также информация, содержащаяся в представленном кандидатом CV.

История занятости и карьеры, информация о здоровье (данные обязательного медицинского осмотра, листки нетрудоспособности), обучении, нарушениях этических норм и т. д.

выполнение функций делопроизводства (в рамках приема, обработки заявлений/запросов/электронных писем и отправки ответов) Имя, фамилия, персональный код, адрес, возраст, пол, дата рождения, адрес электронной почты и другая информация, которую субъект данных указывает/добавляет в своем(-их) заявлении(-ях).
Для предоставления инженерных решений Имя, фамилия, адрес, телефон, e-mail, представитель, должность, собственное или принадлежащее оборудование/инженерные сети, адрес объекта

4.3. В целях обработки данных Общество может хранить и обрабатывать следующие виды Ваших персональных данных:

Категории персональных данных Примеры
Идентификационные данные имя, фамилия, персональный код, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, основа представления.
Контактная информация адрес, телефон, адреса электронной почты и т. д.
Данные клиентов идентифицирующая информация; контактная информация;

информация, относящаяся к используемой услуге (частота, вид, объем, количество и т. д.)

Данные сотрудников идентифицирующая информация; контактная информация; данные об образовании и занятости; финансовые данные. Данные обязательного медицинского осмотра, листок нетрудоспособности, справка донора крови, сведения об инвалидности
Финансовые данные номер банковского счета, накладные, размер заработной платы или вознаграждения, другие платежные данные об использованной услуге Общества
Данные о функциях управления заявления, договоры, распоряжения и т. д.
Данные об объекте Адрес объекта, кадастровый номер, площадь, регистрационные данные объекта, состав, обременения, коммунальные услуги в объекте.

4.4. Конкретный объем информации зависит от специфики соответствующей предоставляемой услуги, цели обработки данных и действующих нормативных актов, регулирующих условия предоставления услуги.

5.Категории получателей персональных данных

5.1. Категории получателей персональных данных:

5.1.1. субъект данных,

5.1.2. Общество и его уполномоченные сотрудники;

5.1.3. поставщики ИТ-услуг, серверных услуг, почтовых услуг, услуг архивирования, маркетинга, охраны, бухгалтерских услуг, услуг по взысканию долгов, поставщики коммунальных и других услуг, арендодатели земли, органы администрирования налогов и сборов, yчреждения по контролю за техническим состоянием оборудования, Строительная информационная система; ;

5.1.4. общества этой же группы;

5.1.5. нотариусы, судебные приставы, адвокаты, консультанты, аудиторы, брокеры, страховщики, кредитные учреждения;

5.1.6. правоохранительные и надзорные органы, суды и другие органы, занимающиеся рассмотрением споров;

5.1.7. потенциальные или существующие преемники нашего бизнеса или его части или их уполномоченные консультанты или лица;

5.1.8. уполномоченные лица многоквартирных домов, обществ, объединений или коммерческих объектов, другие совладельцы.

5.2. Привлеченные Обществом обработчики данных могут обрабатывать Ваши персональные данные только по нашему указанию и не имеют права без нашего согласия использовать их в иных целях или передавать другим лицам. Такими обработчиками данных могут быть содержатели программного обеспечения баз данных, поставщики услуг администрирования баз данных, поставщики услуг содержания центров данных и облачного хранения данных. В каждом случае мы предоставляем обработчикам данных сведения только в объеме, необходимом для выполнения конкретной задачи или предоставления конкретных услуг. Кроме того, обработчики данных обязаны обеспечить защиту Ваших данных в соответствии с требованиями действующих нормативных актов и заключенного с нами письменного соглашения, которым, среди прочего, предусмотрено безвозвратное удаление любых Ваших данных после выполнения данного нами поручения или прекращения сотрудничества.

6. Отправка персональных данных в третью страну или международную организацию и автоматизированное принятие решений

6.1. Общество не планирует отправлять персональные данные в третьи страны или в международные организации.

6.2. Автоматизированное принятие решений в Обществе не осуществляется.

 

7. Права субъекта данных

7.1. Вы имеете право получить от нас подтверждение того, обрабатываем ли мы Ваши персональные данные, а также:

7.1.1. право ознакомиться со своими персональными данными и способом их обработки;

7.1.2. право требовать исправления или ‒ с учетом целей обработки персональных данных ‒ дополнения неполных персональных данных;

7.1.3. право требовать удаления своих персональных данных;

7.1.4. право требовать ограничения обработки персональных данных;

7.1.5. право на переносимость данных;

7.1.6. право подать жалобу в Государственную инспекцию данных;

7.1.7. право отозвать согласие.

7.2. В случае отзыва согласия мы можем хранить Ваше согласие и его доказательство в течение более длительного периода, если это необходимо для защиты наших прав в связи с требованиями и претензиями, выдвинутыми к нам.

7.3. Если Вы считаете, что мы обрабатываем Ваши данные в нарушение требований нормативных актов в области защиты персональных данных, мы призываем Вас обратиться непосредственно к нам.

7.4. В целях защиты персональных данных всех наших субъектов данных от незаконного разглашения после получения Вашей просьбы относительно предоставления Вам данных или осуществления других Ваших прав нам придется установить Вашу личность. Для этого мы можем попросить Вас предъявить удостоверяющий личность документ, а также, если просьба относится к лицу, чьим законным представителем Вы являетесь, – свидетельство о рождении, доверенность или другой подтверждающий право представительства документ, за исключением случаев, когда ситуация позволяет выполнить Вашу просьбу без такой проверки. В случае неподтверждения Вами своей личности и/или права представительства поданная Вами просьба будет отклонена.

7.5. Мы можем отказать в рассмотрении Вашего запроса относительно реализации права или потребовать за это соответствующую плату, если запрос является очевидно необоснованным или чрезмерным, в частности, по причине его регулярного повторения.

7.6. Если Вы хотите воспользоваться своими правами субъекта данных или у Вас есть другие вопросы об обработке Ваших персональных данных, просим связаться с нами, используя следующую контактную информацию: [email protected], тел. 80001599, ул. Делю, 5, г. Рига, LV-1004.

8. Хранение личных данных

8.1. Согласно используемой Обществом номенклатуре дел персональные данные хранятся Обществом не дольше, чем это необходимо для достижения соответствующей цели обработки персональных данных.

8.2. При выборе критериев хранения персональных данных Общество учитывает следующие обстоятельства:

8.2.1. срок хранения персональных данных предусмотрен или следует из нормативных актов Латвийской Республики и Европейского союза;

8.2.2. в течение какого периода необходимо хранить соответствующие персональные данные для обеспечения реализации и защиты законных интересов Общества или третьего лица;

8.2.3. до тех пор, пока согласие лица на обработку персональных данных не будет отозвано и не будет другой правовой основы для обработки данных, например, для выполнения обязательств Общества.

8.3. При оказании услуг Общество соблюдает специальные нормативные акты, устанавливающие его обязанность хранить определенные данные. Если Вы хотите узнать подробную информацию, просим связаться с Обществом, используя указанную выше контактную информацию.

8.4. Учет входящих и исходящих сообщений (электронных писем, почтовых писем) в целях соблюдения законных интересов Общества будет храниться в течение периода, не превышающего пяти лет, за исключением случаев, когда рассматриваемое сообщение отражает потенциально незаконное поведение или поведение, которое может помочь Обществу или третьим лицам защитить свои законные интересы. В этом случае соответствующий документ может храниться до тех пор, пока не будет реализован законный интерес.

8.5. Если кандидат не был принят на работу, Общество должно уничтожить, или удалить, информацию о кандидате, полученную в процессе отбора персонала, в течение шести месяцев со дня принятия решения по конкретному кандидату. Если необходимо сохранить информацию о кандидате для возможного будущего найма на другие должности, у Вас, как такого кандидата, будет запрошено согласие на хранение данных.

8.6. В целях контроля и улучшения качества предоставления услуг Общество осуществляет запись телефонных разговоров, о чем каждый субъект данных информируется до включения режима записи. Если субъект данных не дает согласия на такую ​​обработку данных, существуют другие каналы связи с Обществом. Персональные данные хранятся 3 (три) месяца с момента записи.

8.7. По истечении срока хранения персональные данные удаляются безвозвратно, за исключением случаев, когда в соответствии с нормативными актами существует обязательство по их сохранению.

8.8. Более длительное хранение персональных данных, особенно указанных в настоящей политике, может осуществляться только в следующих случаях:

  • если это необходимо для обеспечения защиты наших прав в связи с требованиями, претензиями или исками;
  • имеются обоснованные подозрения в незаконных действиях, по поводу которых ведется следствие;
  • персональные данные требуются для надлежащего рассмотрения спора или жалобы.

 Необходимость предоставления персональных данных

Персональные данные требуются и используются для оказания соответствующих услуг, достижения целей обработки данных и осуществления деятельности Общества ‒ в необходимом для этого объеме и в соответствии с требованиями нормативных актов. Если персональные данные не предоставляются, у Общества нет законного основания для оказания соответствующей услуги субъекту данных, и цели обработки персональных данных не будут достигнуты.

Изменения в политике конфиденциальности

Общество оставляет за собой право на внесение изменений в свою политику конфиденциальности в случае изменения определенных обстоятельств, влияющих на регламентирование обработки персональных данных. Общество рекомендует регулярно посещать данный раздел для ознакомления с актуальной информацией.